Η εύρεση ενός κατάλληλου χώρου για την πραγματοποίηση μιας διάσκεψης της βιομηχανίας ή σύμβαση είναι μια χρονοβόρα εργασία, και μερικές φορές πιο δύσκολο από ό, τι μπορείτε να σκεφτείτε. Υπάρχουν μια σειρά από παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά την επιλογή ενός τέτοιου χώρου, και μια ολόκληρη σειρά από ζητήματα που πρέπει να εργαστεί πάνω πριν από το συνέδριο σας μπορεί να πραγματοποιηθεί με επιτυχία. Σε αυτό το άρθρο θα ρίξουμε μια βήμα προς βήμα προσέγγιση για να τεθεί σε σημαντικά συνέδρια, και να εξετάσουμε τους τρόπους με τους οποίους ένας χώρος εξεύρεση υπηρεσία μπορεί να βοηθήσει να ελαφρύνει το φορτίο λίγο, θα πρέπει να έχετε τόσο choose.The πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνουμε, πριν πάτε σε οποιονδήποτε άλλον, είναι να εξετάσει προσεκτικά και διεξοδικά τι απαιτήσεις σας και τους στόχους σας πρόκειται να είναι. Προφανώς βασικούς παράγοντες εδώ θα είναι το μέγεθος και τη θέση των προγραμματισμένων συνεδρίων σας, αλλά υπάρχουν πολλά παρεπόμενα ζητήματα που πρέπει να έχουμε κατά νου. Το επίπεδο της φιλοξενίας που θα πρέπει να θέτει σε για τους εκπροσώπους σας είναι ένα τέτοιο θέμα. Σε ορισμένους τομείς, όπως για παράδειγμα φαρμακευτική συνέδρια της βιομηχανίας, υπάρχουν αυστηροί κανόνες σχετικά με το επίπεδο της φιλοξενίας που επιτρέπεται να προσφέρουμε στους συμμετέχοντες και τους δυνητικούς πελάτες. Σε άλλους τομείς, αντιθέτως, μπορεί να ψάχνει να βάλει σε ένα τόσο πλούσιο εξάπλωση όσο το δυνατόν! Σαφώς, θα πρέπει να διατηρηθεί αυτή η εξέταση στην πρώτη γραμμή κατά την επιλογή του τόπου για το συνέδριο ή σύμβαση σας, και βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί τοποθεσία σας μπορεί να ασχοληθεί μαζί σας requirements.Other θέματα προς εξέταση περιλαμβάνουν τη θέση του επιλεγμένου χώρου σας, τα διάφορα είδη των συνεδριακών χώρων που διατίθενται, καθώς και τεχνικές ή λογιστικές απαιτήσεις, όπως τις εγκαταστάσεις, στις μικρότερες αίθουσες, και τυχόν εταιρικές εκδηλώσεις φιλοξενίας μπορεί να θέλετε να εξετάσει την τοποθέτηση έξω από το χώρο του συνεδρίου. Όλα αυτά θα επηρεάσουν την επιλογή σας χώρο για ένα συνέδριο της βιομηχανίας ή των πωλήσεων σύμβαση, και είναι σημαντικό ότι είστε σαφής για τους στόχους σας για την εκδήλωση πριν να προσεγγίσει κανείς να κλείσετε σε ένα venue.Once τους στόχους σας είναι σαφείς, έχετε μια επιλογή των δύο διαδρομές. Η πρώτη επιλογή είναι να προσεγγίσει πιθανών τόπων εαυτό σας για να πάρετε μια ιδέα των δυνατοτήτων τους, catering ρυθμίσεις, τιμές για διαμονή και τα παρόμοια. Αυτό έχει το πλεονέκτημα της θέση σας στο άμεσο έλεγχο της διαδικασίας από την αρχή μέχρι το τέλος?, Αλλά, από την άλλη πλευρά, μπορεί να είναι εξαιρετικά χρόνο consuming.The άλλη εναλλακτική λύση είναι να επιστρατεύσει τις υπηρεσίες ενός τόπου διαπίστωση της εταιρείας. Αυτό έχει αρκετά δυνητικά πλεονεκτήματα. Το πρώτο σκέλος είναι οικονομικό. Ειδικός χώρος ανιχνευτές έχουν σχέσεις εργασίας με τους χώρους και τα ξενοδοχεία και συχνά είναι σε θέση να διαπραγματευτεί μειωμένες τιμές για ενοικίαση καταλύματα και χώρο που μπορεί να μην είναι στη διάθεσή σας αν έχετε επαφή με χώρους άμεσα. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τη διαμονή σε ξενοδοχείο, όπου οι εταιρείες εύρημα χώρο έχουν μακροχρόνιες συμφωνίες εταιρικής σχέσης που μπορεί να εξασφαλίσει σημαντικές εκπτώσεις σε πακέτα διαμονής. Επιπλέον, οι περισσότεροι χώρο ανιχνευτές συνέδριο προσφέρει μια δωρεάν υπηρεσία, με τις αμοιβές τους αντισταθμίζεται από τα ξενοδοχεία και συνεδριακούς χώρους τους και όχι από εσάς. Το καθαρό αποτέλεσμα είναι ότι θα είστε σχεδόν βέβαιο ότι θα την εξοικονόμηση χρημάτων με τη χρήση τέτοιων companies.The δεύτερο είναι η εμπειρία. Μια εταιρεία εύρεσης χώρος θα έχει μια εκτενή λίστα των πιθανών χώρων από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε, και θα είναι σε θέση να παρέχει συμβουλές σχετικά με τον καλύτερο «fit» για το σύνολο των απαιτήσεων σας. Αν έχετε εξειδικευμένες ανάγκες όσον αφορά την πρόσβαση, τις τεχνικές απαιτήσεις ή catering, αυτή είναι η καλύτερη στιγμή για να τους επισημάνει. Εταιρείες διαπίστωση της λέσχης θα είναι επίσης σε θέση να προτείνει ασυνήθιστες χώρους που απλά δεν θα μπορούσε να συμβεί σε σας ως πιθανές τοποθεσίες για ένα συνέδριο της βιομηχανίας. Γιατί θα πρέπει να συμβάσεις και ασκήσεις χτισίματος ομάδας πραγματοποιούνται πάντα σε ξενοδοχεία και συνεδριακά κέντρα; Τέλος, χρησιμοποιώντας έναν ανιχνευτή χώρο σας επιτρέπει να ελευθερώσετε το δικό σας χρόνο για την κύρια δραστηριότητα του την προετοιμασία του περιεχομένου για τα σεμινάρια σας ή συνέδριο της βιομηχανίας, παρά τις δαπάνες πολλών εργαζομένων ώρες διαπραγματεύσεων με τις ρυθμίσεις χώρους πάνω από αυτό και η αίθουσα τρόπο configurations.Either, την επιλογή του τόπου για το συνέδριο της βιομηχανίας σας είναι η έναρξη της διαδικασίας, όχι το τελικό σημείο! Από τη στιγμή που τα ποσοστά έχουν συμφωνηθεί και η κράτηση πραγματοποιηθεί, οι λεπτομέρειες θα πρέπει να εξομαλυνθεί. Αυτές περιλαμβάνουν εγκόσμια, αλλά σημαντικοί παράγοντες, όπως η διαμόρφωση του δωματίου και τη διαθεσιμότητα μικρότερες αίθουσες για μικρότερες ομάδες και σεμινάρια? Τεχνικές απαιτήσεις σας, συμπεριλαμβανομένου του οπτικοακουστικού εξοπλισμού, όπως προβολείς και μικρόφωνα? Εστίασης και ψυχαγωγίας για τους εκπροσώπους σας, είτε πρόκειται για απλά καφέ και μπισκότα σε μια προκαθορισμένη ώρα ή ένα πλήρως ανεπτυγμένο συμπόσιο για το βράδυ της τελευταίας ημέρας (στην οποία περίπτωση θα πρέπει να συμφωνήσουν διαγράμματα καθίσματα, τα μενού, και μια σειρά από άλλα θέματα). Μπορείτε επίσης να θέλετε να πάρετε τη λογοτεχνία από σας επιλέγεται συνεδριακό χώρο για να στείλει στους συνέδρους, και να οργανώσει επιτόπιες επισκέψεις για να εξακριβωθεί για τον εαυτό σας την καταλληλότητα της θέσης που έχετε επιλέξει. Είτε επιλέξετε να αναλάβουν αυτά τα καθήκοντα σας ή μέσω των υπηρεσιών του έναν ανιχνευτή συνεδριακό χώρο, υπάρχει πολύ περισσότερο για τη διοργάνωση μιας επιτυχημένης σύμβαση ή PR εκδήλωση από την απλή κράτηση των δωματίων

Από: Mandy Chagger